5 clés pour réussir la conception de son projet LMS

Depuis leur apparition au début des années 2000, les plateformes LMS ont beaucoup évolué.

D’abord centrées sur le e-learning, elles ont élargi leur périmètre d’action à de nouvelles modalités : présentiel, classe virtuelle, apprentissage informel, formation sur mobile, formations certifiantes et plus récemment les MOOCs.

Véritables outils structurants au service des départements formation, elles permettent en outre de simplifier la logistique formation, les inscriptions, et piloter les activités formation dans des environnements parfois complexes. Quels sont les points clés pour faciliter le déploiement d’une plateforme LMS ? Quels sont les écueils à éviter pour réussir sa mise en place ?

Voici donc les 5 points clés pour faciliter le déploiement de votre plateforme LCMS.

• Définir la gouvernance
• Définir les besoins
• Susciter l’adhésion
• Alimenter
• Animer

Définir la gouvernance

Les plateformes de formation sont des outils structurants au service de la stratégie globale de l’entreprise !

• Faites de votre projet LMS un projet d’entreprise,
• Ne limitez pas la réflexion au service formation,
• Impliquez la direction générale, les RH, les managers et les collaborateurs.

Gérer les délais, planifier, anticiper et organiser :

• Le déploiement d’un LMS doit se faire en mode projet.
• Il est nécessaire de bien valider les étapes et définir les instances de prises de décision afin de tenir les délais et maîtriser les risques.

Identifiez bien en en amont les ressources nécessaires au déploiement du projet et à l’administration du LMS.

• Mettez en place une équipe projet dédiée avec des compétences claires en fonction de vos enjeux métiers et techniques : compétences IT, compétences métiers et chef de projet qui pilote le tout.

Notez que quelques semaines à plusieurs mois sont nécessaires à la mise en place d’un LMS.

• Plusieurs facteurs entrent en jeu : la taille du projet, sa complexité organisationnelle et technique et la maturité de votre réflexion.

Définir les besoins

Ayez un besoin exprimé et précis rédigé par le métier.

• Définissez la population cible,
• Préparez vos offres de formation,
• Réfléchissez quelles seront les modalités pédagogiques qui devront être supportées dans la plateforme LMS, et proposées à vos apprenants,
• Quels seront les processus d’inscription à prendre en compte.

Travaillez dans le sens d’un portail de formation unique pour répondre aux différentes attentes de formation e-learning, présentiel, évaluation, …

Ne vous focalisez pas sur la quantité de fonctionnalités disponibles mais plutôt sur l’usage que vous souhaiterez en faire.

Prenez garde aux cahiers des charges qui ne se concentrent pas suffisamment sur les usages et les enjeux.

• Identifiez en amont les exigences fonctionnelles, les attentes en termes de reporting, les processus, etc…,
• Mieux le LMS sera configuré et mieux il répondra aux attentes.

Susciter l’adhésion

On ne le dit jamais assez : pour garantir la réussite de votre projet LMS, il est indispensable de susciter l’adhésion des parties prenantes, notamment des utilisateurs finaux qui auront accès à l’application : managers, formateurs et collaborateurs.

Pour cela, évaluez bien les besoins en amont et choisissez les fonctionnalités appropriées à chaque profil : accès au suivi de mon équipe pour le manager, animation et tutorat pour le formateur, accès facile aux formations pour les collaborateurs.

Promotion de l’offre de formation, communication sur les nouveautés, vidéo : utilisez votre plateforme LMS comme un vecteur de communication et de marketing.

Soignez l’expérience utilisateur avec des portails ergonomiques, faciles à utiliser afin de fidéliser vos collaborateurs. Cela renforcera leur usage de la solution.

En amont du lancement, préparez un plan de communication ciblé à destination des différents acteurs pour accompagner le changement : événement, newsletter, teaser vidéo présentant les bénéfices de votre plateforme, etc.

Alimenter

Comment vos données externes seront intégrées ?

• L’intégration des données en provenance de votre SIRH sont essentielles pour « profiler » vos utilisateurs au plus juste.
• Proposez une connexion simplifiée par une authentification globale (SSO)

Travaillez l’intégration de vos contenus existants ou à produire :

• En dehors du sacro-saint cours vitrine transverse permettant le lancement de la plateforme, imaginez dès le lancement du projet, une collection de formations de tout type (vidéo, micro learning,  game learning, e-learning, blended, évaluation en ligne).
• Même s’il ne faut pas aller (trop) vite, avoir un catalogue étoffé permet de se projeter, et d’accompagner les collaborateurs dans la compréhension de l’usage et de l’utilité de la plateforme.
  • Un seul contenu pour démarrer et la plateforme est transparente.
  • Plusieurs contenus et la plateforme devient utile, elle centralise.
• Ne sectorisez pas la formation – La plateforme doit être proposée à tous les acteurs de la société, et non pas à une seule catégorie de collaborateurs.
• Définissez les catalogues de formation, pour y proposer des formations « Entreprise » et des formations « Personnelles ».
  • L’idée est de capitaliser l’intérêt et l’usage de l’outil.
  • L’intérêt personnel étant la meilleure publicité pour en faire un outil d’entreprise.
  • Je me forme, je performe et rayonne directement sur mon environnement direct.

Animer

Ne négligez pas l’animation de votre dispositif, une fois les premières formations lancées. Faites vivre votre projet avec une communication adaptée. Il s’agit par exemple de communiquer sur vos nouvelles offres de formations pour susciter l’intérêt de vos collaborateurs.

N’hésitez pas à évaluer régulièrement la qualité de votre dispositif et communiquer les résultats de vos campagnes de formation, par exemple taux de certification à l’issue de vos formations réglementaires, taux de satisfaction sur les offres de formations, etc.

Pour cela, le LMS doit être doté d’outils d’évaluation de la formation permettant d’évaluer les acquis, mais aussi la satisfaction à chaud et à froid afin d’optimiser votre dispositif et améliorer vos offres.

L’animation d’un dispositif passe également par la mise en place d’outils de communication et de collaboration : forum, wiki, blog, outils de partage. Ils permettent aux apprenants d’échanger et de partager leur expertise et de consolider les savoirs.

Enfin, restez en veille sur les avancées technologiques et les nouveaux usages afin de faire évoluer votre projet. Les nouvelles modalités de formation telles que les MOOC ou le mobile learning ont le vent en poupe. Saisissez ces nouvelles opportunités pour innover et introduire de nouveaux usages de formation au sein de vote organisation.