La formation est un outil essentiel pour la croissance et le succès d’une entreprise.
Un TMS (Training Management System) ou système de gestion de la formation est un logiciel intégré à une plateforme dédiée dont les fonctionnalités premières sont la gestion du plan de développement des compétences et leurs organisations.
Une plateforme TMS permet aux services RH et Formation, de gérer l’ensemble des processus back-office liés à la formation professionnelle, le TMS facilite donc le suivi et le développement des talents au sein de l’organisation.
Une plateforme TMS met à disposition des outils permettant la gestion de l’ensemble du contenu de formations dispensées au sein d’entreprises que ce soit sur le plan financier, administratif, logistique…
Le processus de gestion de la formation englobe la gestion et la mise à jour des dossiers de formation de toute l’organisation. Le TMS prend en charge ces processus en arrière-plan du logiciel d’apprentissage (Plateforme LMS – Learning Management System), facilitant ainsi l’administration des formations dispensées en entreprise et administration.
Les missions du TMS sont diverses, la plateforme s’occupe généralement de :
En plus de gérer les processus de formation, les TMS prennent également en charge les aspects financiers tels que les prévisions budgétaires et le suivi des coûts liés au parcours pédagogique d’apprentissage en ligne.
Les plateformes TMS sont largement utilisées par les industries réglementées pour les formations e-learning banque ou en assurance par exemple, pour garantir la conformité des contenus aux normes et réglementations en matière d’apprentissage de compétences techniques spécifiques. En enregistrant et en suivant toutes les activités de formation en ligne, les Training Management System ont pour fonctions d’aider à démontrer la conformité au cours des audits ou des inspections réglementaires par exemple.
On le disait un peu plus haut, les TMS sont souvent complétés par d’autres technologies d’apprentissage comme une plateforme LMS (Learning Management System) ou encore une plateforme LCMS (Learning Content Management System). Cette intégration permet de gérer efficacement les parcours d’apprentissage en ligne et la diffusion des contenus auprès des collaborateurs apprenants au sein de l’organisation.
Les avantages d’un TMS dans la gestion des parcours de formations sont multiples et touchent différents aspects de l’organisation. Voici quelques-uns des principaux avantages de ces plateformes.
La centralisation des données est un élément clé des TMS, ce type de plateforme permet de stocker toutes les informations relatives aux formations virtuelles au même endroit. Cette centralisation facilite la gestion des formations e-learning pédagogique en fournissant un accès facile et rapide aux données pertinentes. Ce qui réduit également le risque de perte ou de duplication d’informations, contribuant ainsi à maintenir l’efficacité des programmes de formation pédagogique.
En outre, la centralisation des données permet aussi une meilleure communication et collaboration entre les différentes parties prenantes impliquées dans le processus d’apprentissage. Les collaborateurs qu’ils soient gestionnaires, formateurs ou apprenants peuvent accéder aux mêmes informations actualisées, ce qui favorise la transparence et l’efficacité dans la gestion.
La capacité des TMS à personnaliser les parcours de formation est un autre avantage significatif. En analysant les besoins spécifiques de chaque apprenant, les TMS peuvent recommander ou créer des parcours de formations sur mesure, avec un choix multiple de modalités pédagogiques (mooc, micro learning…) adaptés aux compétences et objectifs de formation individuels. Cette approche personnalisée de la formation permet d’optimiser l’engagement et la motivation des apprenants, en les aidant à atteindre leurs objectifs de développement professionnel de manière plus efficace.
De plus, la personnalisation des parcours permet également aux entreprises d’aligner plus étroitement les programmes de formation sur les besoins organisationnels globaux, en identifiant et en comblant les écarts de compétences transversales ou spécialisées, de manière proactive.
Le suivi des progrès des apprenants est une fonctionnalité essentielle des TMS, qui permet aux RF de surveiller de près la performance et l’évolution des apprenants tout au long des programmes de formation. Grâce à des tableaux de bord intuitifs et à des rapports détaillés, les services de formation peuvent identifier les points forts et les faiblesses des apprenants, ainsi que les domaines nécessitant une attention particulière.
Cette capacité de suivi des progrès permet également d’évaluer l’efficacité des programmes dans leur ensemble, en identifiant les méthodes, les modalités pédagogiques et les contenus les plus efficaces, ainsi que les éventuels obstacles ou défis rencontrés par les apprenants. Sur cette base, les services formation peuvent ajuster et améliorer les programmes pour optimiser les résultats.
L’automatisation des processus est une fonction clé des TMS, qui permet de rationaliser et de simplifier de nombreuses tâches administratives liées à la gestion. Par exemple, les TMS peuvent automatiser l’inscription des apprenants aux sessions d’apprentissage, la planification des cours, l’envoi de rappels et de notifications, ainsi que la génération de rapports et d’analyses.
En automatisant ces processus, les TMS permettent de gagner du temps et des ressources précieuses, tout en réduisant les risques d’erreurs humaines. De plus, cela libère les collaborateurs qu’ils soient gestionnaires ou les formateurs pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que la conception de nouveaux programmes de formation ou l’accompagnement individualisé des apprenants.
Les TMS fournissent des outils d’analyse avancés qui permettent d’évaluer la formation et d’identifier les tendances et les motifs pertinents. En analysant les données sur les taux de réussite, les temps d’apprentissage, les évaluations des apprenants, etc.. Les services formation peuvent obtenir des informations précieuses sur les performances globales des programmes.
Cette analyse des performances permet d’identifier les forces et les faiblesses des programmes, ainsi que les domaines nécessitant des améliorations ou des ajustements. Sur cette base, les gestionnaires peuvent prendre des décisions éclairées pour optimiser les investissements et maximiser les retours sur le ROI.
En conclusion, les Training Management System offrent une gamme étendue d’avantages dans la gestion des formations, allant de la centralisation des données à la conformité réglementaire. Leur capacité à personnaliser les parcours, à suivre les progrès des apprenants, à automatiser les processus, à offrir flexibilité et accessibilité et à fournir des analyses approfondies en font un outil indispensable pour toute organisation soucieuse du développement et de la croissance de ses talents.
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